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Zwischen Remote-Work und Kreativ-Inseln

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Collage: Klawe Rzeczy; Bildquelle: Getty Images

Die Zeit der uniformierten Schreibtischbatterien ist vorüber, das Büro der Zukunft muss viel mehr können. Wie Arbeit und Leben nicht nur im Homeoffice verschmelzen, was eins vom anderen lernen kann – und warum der Schlüssel zu einer erfüllenden Balance im Vertrauen liegt.

So gelingt die erfolgreiche Organisation von New Work Büros

Wohl niemand hat das Büroleben schöner eingefangen als Billy Wilder mit seinem Film „Das Appartement“ Anfang der 1960er Jahre. Die Räume der Consolidated-Life-Versicherung zeigen eine schon kafkaeske Arbeitswelt, mit militärisch aufgereihten Tischen und Angestellten, die gänzlich in der Uniformität der Masse aufgehen. Gut anderthalb Jahrzehnte später lieferte die Elektro-Pop-Band Kraftwerk mit ihrem Album „Mensch-Maschine“ vielleicht nicht den Soundtrack, aber doch eine sehr treffende Bezeichnung für die Gedankenwelt jener Zeit, die den Menschen vor allem als Produktionseinheit verstand und den Charakter der industriellen Fertigung auf die Schreibstuben übertrug.

Fünf Jahrzehnte später hat sich das Bild grundlegend gewandelt. Millionen von Menschen arbeiten remote. Während der COVID-19-Pandemie blieben manche Büroräume über Wochen hinweg verwaist. Ein Ende des Büros ist das dennoch nicht. Das Büro wird es immer geben. Davon bin ich zutiefst überzeugt. Doch es wandelt sich – und wir alle wandeln uns mit ihm.

Menschen brauchen Menschen

Was die vergangenen Monate uns gezeigt haben: Menschen wollen andere Menschen sehen. Menschen wollen aber auch die Nähe von anderen Menschen erleben. Menschen wollen sich austauschen können – direkt, ganz unmittelbar. Die Herausforderung für ein Unternehmen wie dem unseren besteht darin, dieses Bedürfnis zu befriedigen, ohne dass wir starre Strukturen einziehen oder die Beliebigkeit regieren lassen. Das hat viel mit Vertrauen zu tun, aber auch mit dem Setzen richtiger und wichtiger Rahmenbedingungen. Das Design, die Architektur unserer Büros spielt dabei mindestens ebenso eine Rolle wie die passende Kultur und smarte Technologie.

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Foto: Microsoft
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Foto: Microsoft

Mittels Cloud Computing können wir heute Ressourcen und Anwendungen dezentral bereitstellen. Tools wie Microsoft Teams ermöglichen ganz praktisch die Kollaboration von verschiedensten Orten aus, über Grenzen hinweg und bündeln diverse Kommunikationsstränge, die manchem aus einem klassischen Büroalltag noch vertraut sein mögen – Emails, Telefon, Chat-Nachrichten. Das ist wahnsinnig effizient. Wie ohnehin virtuelles Arbeiten insgesamt sehr effizient ist, weil die Ablenkung fehlt und in Meetings eben nur das eine Thema besprochen wird.

Wo steht die Kaffeemaschine in der digitalen Welt?

Doch neben der Organisation der Arbeit, dem Austausch von Dokumenten und Video-Konferenzen ist das Gespräch in der Kaffeeküche oftmals nicht minder wichtig, wenn Remote-Work und auch hybride Arbeitsmodelle funktionieren sollen. Schließlich sind es nicht selten die vermeintlich leichten Gespräche, die zum Ausgangspunkt für neue kreative Ideen werden. Doch wo steht die Kaffeemaschine in der digitalen Welt? Wo treffen die Kollegen ungezwungen aufeinander? Wo wird die Gemeinschaft gepflegt und der Team-Charakter geformt? Wo findet der amüsante Small Talk statt, aus dem heraus neue Produktideen geboren werden?

„Remote-Work ist ein starker Appell an die gegenseitige Empathie.“

In einer dezentralen Arbeitswelt ist das nicht nur eine Frage der richtigen Architektur; nicht einmal der Technologie, sondern ganz wesentlich der Kultur. Meine Antwort dazu mag nicht befriedigend sein, doch sie entspricht meiner Erfahrung: Jedes Unternehmen, jede Abteilung und jedes Team muss eigene neue Formate entwickeln. Es gibt Strategien und Methoden, die dabei helfen können. Mein wichtigster Tipp an dieser Stelle lautet jedoch: zuhören – immer wieder genau zuhören, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dem Herzen haben, was die Kolleginnen und Kollegen benötigen. Remote-Work ist ein starker Appell an die gegenseitige Empathie.

Neue Verantwortung

In der Pandemie war das Zuhause für einige von uns beispielsweise nicht mehr nur das Büro, sondern auch Spielplatz und Klassenraum für den Nachwuchs. Oder das Wohnzimmer wurde zum gemeinsamen Co-Workspace mit der Partnerin oder dem Partner. Das kann herausfordernd sein, auch belastend. Da ist es wichtig, im Kollegenkreis und innerhalb des Unternehmens füreinander da zu sein. So hat eine Kollegin beispielsweise eine virtuelle Märchenstunde ins Leben gerufen – zur Freude der Kinder, die ihren Spaß hatten, und der Eltern, die sie im Homeoffice damit ein wenig entlastete.

„Remote-Work bringt die Arbeit in die Alltagsumgebung der Menschen – und ein großes Stück Alltag mit allen Sorgen und Nöten ins Unternehmen.“

Die mentale Gesundheit rückt mit hybriden Arbeitsmodellen stärker in die Verantwortung von Führungskräften. Sie müssen genauer hinsehen, sich regelmäßig ein Bild von der mentalen Gesundheit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter machen. Remote-Work bringt die Arbeit in die Alltagsumgebung der Menschen – umgekehrt jedoch auch ein sehr viel größeres Stück Alltag mit allen Sorgen und Nöten in das Unternehmen.

Eine Frage des Vertrauens – und der Verlässlichkeit

Wir bei Microsoft sind ohne Frage eine treibende Kraft der digitalen Transformation. Microsoft Word hat einst die Schreibmaschine abgelöst. Die Veränderung der Arbeitswelt selbst beschäftigt uns bereits seit Ende der 1990er-Jahre. Wir waren Vorreiter, indem wir in unsere Arbeitsverträge und in die Unternehmenskultur gleichermaßen die Begriffe des Vertrauensarbeitsortes und der Vertrauensarbeitszeit eingebracht haben. Die Krise hat uns in diesem Ansatz bestätigt – und leider auch gezeigt, wie weit verbreitet viele falsche Behauptungen zum Homeoffice noch immer waren. Es hat sich eben nicht bewahrheitet, dass Menschen das Homeoffice ausnutzen, um weniger zu arbeiten und dem Unternehmen zu schaden. Solche Vorurteile zu überwinden, ist die große Herausforderung, der sich Führungskräfte heutzutage stellen müssen. Die Basis für Konzepte wie Vertrauen heißt Verlässlichkeit. Sie lässt sich nicht verordnen. Menschen müssen vielmehr spüren, dass sie mitverantwortlich sind für den Erfolg ihres Teams, ihrer Abteilung und ihres Unternehmens.

„Die Zeit der One-size-fits-all-Lösungen ist endgültig vorbei, die neue Normalität der Arbeit besteht aus Hybridmodellen, die ein Maximum an Selbstbestimmung zulassen.“

Bei Microsoft haben wir daher schon sehr früh Voraussetzungen geschaffen für eine Arbeitsweise, bei der weder Raum noch Zeit bestimmende Parameter sein müssen – zumindest, soweit sie die Beschäftigten einzwängen. Schließlich hat jeder Mensch andere Wünsche und Bedürfnisse und dies zu verschiedenen Zeiten. Spätestens seit der Pandemie sollte klar sein: Die Zeit der One-size-fits-all-Lösungen ist endgültig vorbei, die neue Normalität der Arbeit besteht aus Hybridmodellen, die ein Maximum an Selbstbestimmung zulassen. Wir sind eben gerade keine Mensch-Maschinen, wie es der Kraftwerk-Titel womöglich manchem suggeriert haben mag. Unsere Arbeit muss vielmehr mit unserem Leben harmonisieren – nicht umgekehrt. Die Architektur eines Bürogebäudes, das Design und die Aufteilung der Räume müssen Angebote machen, die zu diesem Anspruch – zu unserem Anspruch, dem Anspruch jedes Einzelnen – passen. Vom amerikanischen Architekten und Pritzker-Preisträger Richard Meier stammt der Satz: „Architektur ist im Idealfall immer direkte Auseinandersetzung mit Menschen.“ Da ist mit Sicherheit auch heute noch viel Wahres dran.

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Foto: Microsoft

Mensch, Raum, Technologie

Mit der Digitalisierung wandeln sich unsere Art zu kommunizieren, unser Alltag, unsere Arbeit und unser gesamtes Zusammenleben. Wir haben morgen Jobs, die es gestern noch nicht gab. Die Halbwertzeit von Berufsbildern wird immer kürzer. Alles ist in Bewegung. Jeder von uns befindet sich in einem permanenten, individuellen Transformationsprozess. Dessen Verlauf entscheidet darüber, ob Unternehmen in den kommenden Dekaden erfolgreich sein werden. Daher müssen sie ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befähigen, den Anforderungen moderner Arbeit gerecht zu werden. Moderne und eindrucksvolle Technologien nehmen uns bereits heute eine Vielzahl repetitiver Aufgaben ab und werden das in Zukunft in noch viel stärkerer Weise machen. Was diese Maschinen jedoch nicht ersetzen können: menschlichen Einfallsreichtum, Kreativität. Ein modernes Büro muss es Beschäftigten daher ermöglichen gemeinsam, mobil, sicher und kreativ miteinander arbeiten. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, setzt Microsoft in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation auf ein Bürokonzept mit dem Dreiklang Mensch, Raum und Technologie.

In unserer Zentrale in München haben wir bei der Einrichtung beispielsweise verschiedenste Möblierungskonzepte verfolgt. Das erzeugt Spannung, regt an, sorgt für Abwechslung. Bei jedem selbst und auch im Miteinander. Ausgewiesene Arbeitsbereiche suchen Besucher dort vergeblich, stattdessen gibt es Anchor Areas, damit Kolleginnen und Kollegen leicht zu ihren Team-Mitgliedern finden können. Auf allen Etagen befinden sich Hubs, Knoten- und Treffpunkte zum kurzen Verweilen in Form von Küchenzeilen, in denen sich Speisen zubereiten lassen. Verschiedene Sitzgelegenheiten für informelle Diskussionen und kurze Pausen stehen ebenso bereit. Diese Art von Büro sorgt beständig für neue Konstellationen, neue Begegnungen. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann entscheiden, auf welche Weise und in welchen Bereichen sie oder er arbeiten möchte. Was entspricht den eigenen Anforderungen, was den ganz individuellen Bedürfnissen? Wir bieten Rückzugsorte ebenso wie Räume für die Teamarbeit, Lounge-Gelegenheiten und Dachterrassen.

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Foto: Microsoft

Das hat selbstverständlich auch Einfluss auf die Zahl der festen Schreibtische. In den Großraumbüros der früheren Jahrzehnte saßen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihrem fest zugewiesenen Platz – Tag für Tag. In unseren Büroräumlichkeiten in München-Schwabing, Berlin, Hamburg und Köln wäre das so überhaupt nicht mehr möglich, da wir dort deutlich weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben.

Das Büro, wie es Billy Wilder skizziert hat, mag Geschichte sein. Das Büro als Ort des Zusammentreffens, des kreativen Austausches, des gemeinsamen Arbeitens ist es nicht – und wird heute womöglich dringender benötigt als jemals zuvor.