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Warum wir auch in Zukunft Büros brauchen – und wie sie aussehen sollten

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Collage: Klawe Rzeczy; Bildquelle: Getty Images

Das Office hat sein historisches Monopol als Arbeitsort verloren, doch es bleibt der Mittelpunkt der Identität und Kultur einer Organisation – soziale Wesen brauchen kooperative und kreative Orte, ohne die Arbeiten auch in Zukunft nicht funktionieren wird.

Während ich diesen Artikel schreibe, befinden wir uns hier in London seit nunmehr sechs Monaten im Lockdown, und nur langsam trauen wir uns wieder heraus. Wir alle haben mit dieser erzwungenen Isolation unterschiedliche Erfahrungen gemacht. In aller Eile mussten wir unser Zuhause umorganisieren, damit es uns auch als Arbeitsplatz dienen konnte, und zugleich haben wir anderen Menschen ungeahnte Einblicke in unsere Privatsphäre gestattet – im Lauf endloser webbasierter Videokonferenzen.

Einige von uns sind mit dieser Veränderung besser zurecht gekommen als andere. Wir, mein Team und ich, können uns glücklich schätzen, dass wir diesen Reset-Moment als positiv empfunden haben – uns hat er an unsere eigene Gründerzeit erinnert, als wir in den ersten Jahren zu Hause arbeiteten. Damals haben wir gelernt, flexibel zu arbeiten, denn wir hatten permanent mehr als zehn Mitarbeiter im Haus! Diese Erfahrung hat uns gelehrt, anpassungsfähig, erfinderisch und tolerant zu sein; nicht von vornherein und pauschal „Nein“ zu sagen, sondern zu lernen, was unseren Alltag effektiv und angenehm macht – beispielsweise das Prasseln des Feuers im Kamin, ein entspanntes Meeting auf dem Sofa, ein Haustier, der Garten oder die verbindende Rolle von Küche und Küchentisch.

Wenn wir uns heute mit Freunden, Kollegen und Mitarbeitenden unterhalten, stellen wir fest: Trotz unserer permanenten Online-Erreichbarkeit vermissen wir es alle, andere Menschen von Angesicht zu Angesicht zu sehen und zu treffen. Kommunikation und physischer Kontakt sind Teil unserer DNA. Sie sind von zentraler Bedeutung für unsere Entwicklung, sei es auf persönlicher Ebene, als Gruppe oder als Gesellschaft.

Direkte Kommunikation ist Teil unserer DNA

Wir hoffen, die gegenwärtige Pandemie gibt uns allen die Chance, einen Moment innezuhalten und darüber nachzudenken, was uns wirklich wichtig ist – auch auf persönlicher, familiärer und gesellschaftlicher Ebene. Sobald uns die Entwicklung eines allgemein verfügbaren Impfstoffs die Rückkehr in ein „öffentliches“ Leben ermöglicht, werden wir sehen, ob wir die gleichen Ziele auch auf anderen Wegen erreichen können. Wegen, die vielleicht stärker auf Inklusion und Achtsamkeit ausgerichtet sind. Wegen, die mehr Gleichberechtigung und diesselben Chancen bieten. Wegen, die unser Gemeinschaftsgefühl und unser gesellschaftliches Bewusstsein fördern und stärken.

Was ist eigentlich Arbeit?

Zugleich haben wir die Gelegenheit, die Rolle des Büros neu zu bewerten, unsere Beziehung dazu und zu all dem, was es auf verschiedenen Ebenen repräsentiert und leistet. Ein positiver Aspekt des Lockdowns war, dass er Arbeitgebern und Arbeitnehmern vor Augen führte: Heimarbeit kann effektiv sein – und absolut gleichwertig. Viele Unternehmen hatten dies bereits im Rahmen von Work-Life-Balance-Initiativen untersucht, allerdings meist nur als Teillösung, nicht in einem umfassenden Modell.

Doch auch wenn es angenehm sein mag, von Zeit zu Zeit abzuschalten, stellt ein Homeoffice keine natürliche zwischenmenschliche Situation dar. Es kann die eigentlichen Bedürfnisse der Menschen nicht berücksichtigen. Denn wir leben von der Interaktion von Angesicht zu Angesicht. Ein jedem Menschen innewohnender Reflex veranlasst uns dazu, Unterstützung in Gemeinschaft zu finden – sei es in der Familie, im Freundeskreis, im Team, in einer Organisation oder in einer Nation.

„Das Homeoffice ist keine langfristige Situation, weil es die eigentlichen Bedürfnisse der Menschen nicht berücksichtigt: Wir leben von der Interaktion von Angesicht zu Angesicht.“

Aufgrund der technologischen Fortschritte und der Möglichkeit, miteinander in Kontakt zu treten, hat das Büro sein historisches Monopol als das einzige produktive Zentrum verloren – besondere Situationen ausgenommen. Heute haben wir Möglichkeiten und Mittel, zu jeder Zeit und an jedem Ort zu arbeiten. Was jedoch paradox ist: Je freier wir arbeiten können, wo und wann immer wir wollen, desto mehr brauchen wir das Konzept eines „Büros“ – so verlockend es auch erst einmal erscheinen mag, im Café durchs Internet zu surfen oder E-Mails zu verschicken.

Wir brauchen das Büro aus einer ganzen Reihe von Gründen. Obwohl die meisten von uns private Computer besitzen, die mindestens so leistungsfähig sind wie die vom Arbeitgeber, ist das Büro der natürliche Ort, an dem wesentliche Infrastruktur und organisatorische Einrichtungen bereitgestellt werden, die sich zu Hause schlicht und einfach nicht ohne Weiteres nachbilden lassen.

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Foto: Janse Klazinga
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Foto: Gilbert McCarragher

Das Büro verkörpert physisch die Kultur einer Organisation und übernimmt zugleich eine wichtige Rolle als sozialer und kooperativer Knotenpunkt. Hier können die notwendigen Interaktionen stattfinden, um Innovationen anzuregen und zu fördern. Es ist ein Ort, an dem man als Team zusammenkommen kann, um Kollegen zu treffen, zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten, Erfahrungen auszutauschen und voneinander zu lernen. Es schafft Identität, Vertrauen – es ist etwas, zu dem man dazugehören möchte. Deshalb bin ich überzeugt, dass das Büro relevant und wichtig bleiben wird – aber wir müssen uns neu überlegen, was es sein kann und soll.

Arbeitsplatz als Begegnungsort

Unser Tagesablauf spielt sich im Normalfall zwischen unserem Zuhause und dem Arbeitsplatz ab. Unsere private Welt ist in eine Reihe unterschiedlicher Umgebungen organisiert. Sie unterstützen die verschiedenen Aufgaben, Funktionen und Bedürfnisse, die das tägliche Leben ausmachen, und reagieren darauf. Wenn wir nun zu Hause arbeiten, wählen wir automatisch den Ort aus, der für unsere Stimmung und die jeweilige Aufgabe am besten geeignet ist, seien es der Küchentisch (wie bei mir), das Sofa, ein bequemer Stuhl oder, an einem sonnigen Tag, der Garten. Alle diese Umgebungen sind dafür geeignet, am Laptop zu arbeiten, zu surfen, zu lesen, nachzudenken oder zu telefonieren.

Bedauerlicherweise ist unser Arbeitsplatz – einer unserer wichtigsten öffentlichen Bereiche – zumeist nicht in der Lage, diese Vielfalt abzubilden. Er ist nach wie vor durch Parameter und Ansätze definiert, die im 19. Jahrhundert entwickelt wurden, obwohl sich das Wesen der Arbeit in den letzten Jahren geradezu existentiell verändert hat. Dabei verlangen die Chancen und Herausforderungen, die sich aus der zunehmend vernetzten globalen Wirtschaft ergeben, durchdachte Antworten auf gestiegene Anforderungen und die zunehmende Geschwindigkeit von Kommunikation, Zusammenarbeit, Teamarbeit, Reaktion und Lösungsfindung.

Obwohl wir scheinbar eine „gemeinschaftliche“ Existenz führen, laufen wir immer wieder Gefahr, zu „Einzelwesen“ zu werden. Wir bewegen uns vorrangig zwischen diesen beiden wichtigen Bereichen unseres Lebens – Arbeitsplatz und Zuhause – und koppeln uns dabei zusehends von unseren Nachbarn, Mitbewohnern und Arbeitskollegen ab, statt auszukosten, wie bereichernd auch diese Kontakte sein können, einschließlich der Schnittmengen zwischen ihnen. Glücklicherweise war es eine der unerwarteten und positiven Folgen des Lockdowns, dass wir uns unserer Nachbarn und des Werts der Gemeinschaft wesentlich bewusster geworden sind. Darauf sollten wir aufbauen.

Design von außen nach innen – und umgekehrt

Wie wollen wir die Herausforderung angehen, uns das neue Büro und eine neue Arbeitswelt vorzustellen? Verantwortlich dafür, neue Haltungen und Bestrebungen auszuformen, sind gewiss zunächst einmal die Entwickler, Bauherren, Architekten und Designer. Dabei genügt es freilich nicht, die Anforderungen unserer Briefings zu erfüllen – vielmehr müssen wir in die Gestaltung unserer Projekte auch emotionale Intelligenz und Empathie einbringen. 

Unsere Designlösungen müssen von außen nach innen und von innen nach außen funktionieren. Bis auf wenige Ausnahmen wird zu wenig darüber nachgedacht, welche Nutzererfahrung mit einem Gebäude als Ganzem einhergeht. Dies umfasst auch die Wechselwirkung zwischen Gebäude und Straße und seinen städtischen Kontext, und es gilt sowohl für Neubauten als auch für Renovierungen.

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Foto: Gilbert McCarragher

Um auf diese Fragen einzugehen, muss die Gebäudearchitektur so gestaltet sein, dass sie die Nutzer des Gebäudes auf natürliche Weise gegenseitig bereichern können und die Schaffung kommunikativer Orte möglich ist. Neben der Gestaltung der primären Elemente, der „Versatzstücke“, müssen wir auch darauf achten, facettenreiche Einrichtungen bereitzustellen, die 

als erstklassige Interaktionsräume dienen können – Räume, in denen man sich aufhalten möchte, statt einfach nur hindurchzugehen. Beispielsweise sollte das Erdgeschoss durchlässige Verbindungen zwischen Gebäude und Straße ermöglichen, die sowohl nach außen als auch nach innen gerichtet sind. Und es braucht Orte, an dem man den Tag beginnen oder jederzeit schnelle Meetings abhalten kann; Orte und Räume also, die die Interaktion zwischen Personen und Unternehmen fördern.

Zwischen Gebäude, Straße und städtischem Kontext

Gebäudes müssen adaptiv und flexibel gedacht werden, um auf die sich ständig weiterentwickelnden Trends in Gesellschaft, Technologie und Wirtschaft reagieren zu können. Deshalb müssen wir in ihrem Design Veränderungen vorwegnehmen und in der Lage sein, auf neue Bedingungen und Bedürfnisse schnell und einfach zu reagieren.

Bei der Planung neuer Gebäude sollten wir Grundrisse in überschaubare und erfassbare Zonen oder Nachbarschaften zu modulieren. Gebäude sollten um ein starkes Innengerüst herum geformt sein, in dem die Nutzer sich in ihrem Tagesablauf und ihren Aktivitäten eher unbewusst und ungehindert entfalten können – eine innere Struktur, die Veränderungen voraussieht und aufgreift.

„Atrien, Leerräume, Patios und Innenhöfe brechen die Starrheit einzelner Bereiche auf und bringen Tageslicht in die Tiefe des Gebäudes.“

Wie in der weiteren Umgebung einer Stadt sollten diese „Nachbarschaften“ durch ein Netz aus primären und sekundären Verkehrswegen miteinander verbunden sein. Die Gestaltung dieser Wege, auf denen sich die Gebäudenutzer auf der Etage und durchs ganze Haus bewegen, kann sorgfältig angepasst werden, um die Möglichkeit eines spontanen persönlichen Austauschs zu optimieren. „Querstraßen“ eignen sich, um einander zufällig zu begegnen, „Flaschenhälse“ erhöhen die Chance auf zufällige Begegnungen, und „Haltebuchten“ ermöglichen den halbprivaten Austausch zwischen Kollegen.

Atrien, Leerräume, Patios und Innenhöfe brechen die Starrheit des Plans und der einzelnen Bereiche auf und bringen Tageslicht in die Tiefe des Gebäudes. Indem interne Raster verändert werden, Deckenhöhe und Offenheit variieren, samt reichlich natürlichem Licht und begrünten Innenräumen im Zentrum, entstehen natürliche Fokuspunkte. Durch Leerräume erreicht man eine visuelle Verbindungen zwischen den Etagen, wobei großzügige Treppenhäuser eine physische Brücke herstellen und die natürliche Bewegung zwischen den Stockwerken fördern. Durch das Anlegen von Pausenbereichen – zum Beispiel ausgedehnten Treppenabsätzen zwischen den Stockwerken oder abgestuften Sitzgelegenheiten, die in den Fuß der Treppe eingelassen sind – ermöglicht man spontane Treffen und einen schnellen Austausch. Sie sind die Grundlagen für ein lebendiges Gemeinschaftsgefühl. Standardisierte, institutionalisierte Ausstattungen hingegen geraten zunehmend in die Kritik, weil die Unternehmen für ihre Organisation und die Mitarbeitenden zu Recht mehr wollen.

„Jederzeit und überall“

Lange Zeit spielte sich Arbeit im Rahmen einer sich wiederholenden und reglementierten räumlichen, kulturellen und mentalen Form ab. Wir hatten das Glück, in den vergangenen 25 Jahren an vorderster Front an der Gestaltung eines alternativen, stärker auf den Menschen zentrierten Ansatzes für den Arbeitsplatz und am Diskurs zum Thema „Was ist Arbeit?“ mitzuwirken. Flexible Arbeitsbedingungen und -muster sind heute zunehmend die Norm. Wie und wann wir arbeiten, wird heute oft von Entscheidungen über den Lebensstil bestimmt. Unsere Arbeitskultur folgt zunehmend der Maxime „Jederzeit und überall“.

Da wir länger leben, wünschen sich die meisten von uns, auch länger produktiv zu sein. Auf diese veränderten Bedingungen haben Unternehmen reagiert, und wir konnten mitverfolgen, wie sich die Organisation des Arbeitsplatzes von „Einzelzellen“ hin zu „Open Plans“, also offenen Räumen, verändert hat. Dabei erwiesen sich einige Strategien als kurzlebige Trends, andere jedoch sind erfolgreich, da sie gut durchdacht sind und die menschlichen Verhaltensweisen und Bedürfnisse verstehen und respektieren.

„Der Lackmustest für unsere Arbeit als Designer ist seit jeher die Frage: Würden wir selbst hier arbeiten wollen?“

Tatsächlich gibt es nicht nur den einen Weg – aber welchen Weg auch immer wir wählen, wir müssen den Nutzer im Blick behalten, emotionale Intelligenz in unsere Entwürfe einbringen und uns darum bemühen, eine menschengerechte und reaktive Umgebung zu schaffen. Der Lackmustest für unsere Arbeit ist seit jeher die Frage: Würden wir selbst hier arbeiten wollen? 

Wir müssen Arbeitsplätze schaffen, die Wahlmöglichkeiten bieten, die darauf eingehen, dass wir im Lauf eines Tages unterschiedlich funktionieren, und die den Nutzern die Freiheit geben, Raum und Arbeitsmittel so zu wählen, wie es ihrer Persönlichkeit, ihrer Stimmung und der Art der Arbeit, die sie gerade ausführen, am besten entspricht.

Die Vorteile offener Strukturen liegen klar auf der Hand. Sie bieten eine flexible, sichtbare, lebendige und kommunikative Umgebung. Richtig geplant können sie bei den Nutzern Gemeinschaftssinn, eine gemeinsame Identität und ein Bewusstsein für gemeinsame Interessen, Werte, Ziele und Fähigkeiten fördern. Sie können jedoch auch erdrückend sein, wenn es sich um anonyme Räume mit immergleicher Möblierung, störendem Lärm und permanenter Bewegung handelt, die wenig Gelegenheit für Individualität und Identität bieten.

Arbeitsbereiche und „Mikro-Nachbarschaften“

Auch die zunehmende Mobilität der Arbeitenden verändert die interne Organisation des Büros. In der Regel sind nicht mehr als 60 Prozent der Mitarbeitenden eines Unternehmens gleichzeitig im Büro anwesend, oft sogar deutlich weniger. Deshalb werden fest zugewiesene Arbeitsplätze zusehends durch nicht fest zugewiesene Team-Basen ersetzt. Dies trägt dazu bei, die Auslastung zu erhöhen und den Raum zu verdichten, um niedrigen Belegungsquoten entgegenzuwirken und den Anblick unbesetzter Schreibtische zu vermeiden. So lässt sich der Schwung am Arbeitsplatz aufrechterhalten, was wiederum die Interaktion zwischen Kollegen und Teams stärkt. In solchen Team-Basen finden etwa 15 bis 25 Personen einen Arbeitsplatz. Sie gliedern den Arbeitsbereich in definierbare, intime „Mikro-Nachbarschaften“, die dem menschlichen Maß entsprechen. Diese Zonen sollten zwar klar definiert, aber auch so offen und miteinander verbunden sein, dass ihre Nutzung sich über die gesamte Etage hinweg entfalten kann. Sie sollen sich zwar klar voneinander unterschieden, aber dennoch eine visuelle Verbindung zu anderen Team- und Gemeinschaftsbereichen herstellen, um ein Gefühl der Vertrautheit und Zusammengehörigkeit zu wahren.

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Foto: Ariel Huber

Menschen sollten sich bei der Arbeit frei bewegen können, statt an einen Schreibtisch gebunden zu sein. Ein Tapetenwechsel ist für Geist und Seele immer positiv, er erlaubt uns einen gedanklichen Neuansatz und hält uns in Schwung. Vielfältige Arbeitsumgebungen helfen dabei, doch es ist auch wichtig, dass sie die jeweilige Aufgabe unterstützen. So möchte man vielleicht für längerfristige Tätigkeiten auf einem anderen Stuhl sitzen, der mehr Unterstützung und Komfort bietet; benötigt man ausreichend Fläche zum Auslegen von Papieren, entscheidet man sich vielleicht für eine lange Bank; und zum konzentrierten Nachdenken, für eine vertrauliche Besprechung oder ein Telefongespräch zieht man sich am besten in einen separaten Raum zurück.

„Die Menschen sollten sich bei der Arbeit frei bewegen können, ein Tapetenwechsel ist für Geist und Seele immer positiv.“

Um Kommunikation und Zusammenarbeit zu beschleunigen, sollten schnelle, informelle und nicht lang angekündigte Interaktionen nach Möglichkeit an die Stelle von formell gebuchten internen Besprechungen treten. Als Teil der Einrichtungslösung innerhalb der Teambereiche sollten auch Besucher- oder kurzfristige Touchdown-Plätze eingeplant werden. Hohe oder höhenverstellbare Bänke ermöglichen schnelle Besprechungen oder das Arbeiten im Stehen.

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Foto: Jansje Klazinga

Die Möglichkeit, sich kurz auszuklinken, einen Kaffee zu trinken, eine Pause einzulegen, nachzudenken, die Gedanken neu zu sammeln, sich mit Freunden oder Kollegen zu unterhalten oder einfach mal allein zu arbeiten, trägt wesentlich zum Wohlbefinden einer Person bei. Kaffee-Ecken und soziale Bereiche, idealerweise mit Tageslicht und Ausblicken, sollten daher strategisch in der Nähe von Eingangsbereichen auf einem Stockwerk oder an anderen geeigneten Brennpunkten platziert werden. So können sie zum Herzstück des Büros werden und ein behagliches Gefühl erzeugen, Mitarbeitende und Besucher willkommen heißen und Zugehörigkeit stiften.

Gerade Zugangsbereiche müssen einen inspirierenden ersten Eindruck vermitteln, den anschließenden Arbeitsbereich in Szene setzen und bei Mitarbeitern, Kunden und Besuchern eine positive Assoziation zur Marke des Unternehmens etablieren. Idealerweise ermöglicht es der Zugang zu einer Terrasse oder einem Patio, kurzfristig eine andere Umgebung zu erleben, frische Luft zu schnappen, neu anzusetzen oder an einem schönen Tag womöglich ganz im Freien zu arbeiten.

„Halb abgeschirmte Bereiche und geschlossene, akustisch isolierte Räume gewinnen immer mehr an Bedeutung.“

Weil Mobiltelefone oder andere Handgeräte zusehends das Festnetztelefon als primären Kontakt und auch als primäres Arbeitsinstrument ersetzen, muss der Arbeitsplatz ausreichend Möglichkeiten bieten, sich schnell zurückzuziehen, um ohne zu stören notwendige Gespräche zu führen.

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Foto: Agata Guerva / Emerge

Dabei kann es sich einfach um halb abgeschirmte Bereiche in der Nähe handeln, etwa um telefonkabinen-artige Installationen, oder um vollständig geschlossene, akustisch isolierte Räume. Diese abgetrennten Bereiche, gern „Think Tanks“ genannt, gewinnen innerhalb der Bürolandschaft immer mehr an Bedeutung. Sie ermöglichen es dem Einzelnen, vom Team getrennt und doch visuell mit ihm verbunden zu sein. Sie bieten einen Rahmen für konzentriertes Arbeiten, für ungestörte Diskussionen zwischen Kollegen, für private Gespräche und webbasierte Videokonferenzen.

Das Konzept einer Bibliothek oder eines Ruheraums sorgt dagegen für visuelle Abwechslung in der Umgebung und bietet eine gemütliche Atmosphäre am Arbeitsplatz. Hier kann ein Ort für Recherche und Einzelarbeit oder ein ausgewiesener Ruheraum entstehen, in dem Telefonate unerwünscht sind. Projekträume oder „Maker Rooms“ schließlich mit archetypischen Arbeitsmitteln wie Whiteboards, Pinnwänden, Tafeln oder interaktiven Bildschirmen eignen sich ideal als gemeinschaftliche Arbeitsbereiche. Diese Brainstorming-Räume werden immer beliebter und wichtiger, bieten sie doch die Möglichkeit, komplexe Gedanken und Ideen darzustellen und zusammenzuführen. Sie ermöglichen es kleineren Teams, sich aus dem Gesamtkontext zu lösen, um eine bestimmte Idee auszuformen und weiterzuentwickeln, und sind daher zu sehr mächtigen Business-Tools geworden.

„Das Büro oder der Arbeitsplatz sollte nicht länger ein Ort sein, an dem man arbeiten muss, sondern vielmehr der Ort, an dem man arbeiten will.“

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Foto: Jansje Klazinga

Diese Collage von Aktivitäten und Räumen sollte auf persönlicher, Team- und Unternehmensebene gleichermaßen funktionieren. Sie sollte es dem Team vor allem ermöglichen, effizient zu interagieren und zusammenzuarbeiten. Zugleich nimmt sie Rücksicht auf das Bedürfnis des Einzelnen, sich zurückziehen und private Situationen bewältigen zu können. Dazu gehört auch, dass Individuen ihre individuellen Bereiche persönlich und flexibel gestalten können.

Dabei dreht sich alles darum, dass die Nutzer ihr Büro im Kollektiv betrachten – „unser Teamraum, unsere Gemeinschaft“ – und nicht im Singular. Das Büro oder der Arbeitsplatz sollten nicht länger ein Ort sein, an dem man arbeiten muss, sondern vielmehr der Ort, an dem man arbeiten will, um mit Kollegen und Mitarbeitenden produktiv und bereichernd interagieren und kommunizieren zu können.